仕事ができる人の情報の扱い方

こんにちは。広島の作業療法士の川本健太郎です。

いつもブログをご覧いただき、ありがとうございます。

作業療法士は患者さんや利用者さんに関する情報を扱うことが多いです。

特に、対象となる人の情報だけではなく、家族構成や住まいや利用できる制度などといった、対象となる人を取り巻く状況についての情報も、作業療法を進めていく上で欠かせないものとなっています。

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これは何も作業療法に限ったことではなく、仕事や日々の生活などでも、情報の扱い方一つで物の見方や行動の仕方などが変わってきます。

そして、仕事ができる人ほど

情報を上手に扱える

ことが言えます。

今回は、仕事ができる人の情報の扱い方について、できるだけ分かりやすくお伝えできればと思います。

情報の扱い方のサイクル

情報の扱い方のサイクルは、おおよそ上の図で示したとおりの流れになっています。

一つずつ説明をしていきますね。

1.情報を集める

情報を集めないことには話は進みません。

お客さまの情報だったり、仕事に関する情報だったりと集める情報はたくさんあります。

情報が多ければ多いほどそれだけ仕事の内容やお客さまのことを知るきっけにはなりますが、この時点での情報のほとんどは

必要な情報も不必要な情報も混ざっている

のが特徴です。

なので、ここからスタートしている場合はこの時点で全ての情報を知っていると考えるのは気が早いと言えます。

2.価値のあるもの・ないものを判断

情報を集めたら、それを分析する作業を行います。

集めた情報が価値のあるものかないものかを判断するためには

前例（過去に例があったか）

他人からの助言

自分の経験

などが判断基準になります。

判断の基準は人それぞれですし、判断の速度も人それぞれですが、この時点まではさほど時間を要さずに進めることができると思います。

ただし、情報をずっと眺めていて何も判断できないのは問題なので

できるだけ早めに判断する

ことは意識してください。

3.価値のあるものを自分の言葉でまとめる

ここから先が情報を扱う上で非常に大切になってきます。

価値ある情報であると判断したことを

自分の言葉でまとめる

という作業は必ず行いましょう。

メモをとったら取りっぱなし

配られた資料を持ったまま

という経験は皆さんにもありませんか？

これは非常にもったいないことです。

メモをしても、必要だと思える資料を手にしても、自分の理解につなげないと何も意味がありません。

価値があると判断した情報を自分がどれだけ理解しているのかを知るためにも、集めた情報を自分の言葉でまとめてみましょう。

手書きでも良いですし、スマホのノートやメモ機能を使うのも良いと思います。

私の場合はスマホで撮影した資料とメモ機能を最大限に活用します。

もちろん、手書きの手帳も使いますが、情報をまとめる作業はスマホの機能（メモ機能やKeynoteの機能など）を使うようにしています。

理由としては、紙媒体で持ち歩いているとどうしてもかさばりますし、バラバラになった時に分からなくなるからです。

また、まとめた内容を必ず私はパソコンと外付けハードディスク内にバックアップで保存するようにしています。

こうすることで、自分でまとめた内容をいつでも見ることができるようにしています。

次のステップにも関係しますが、相手に情報を提示する時に、すぐに提示できるようにしておくためにも、スマホの機能を生かすことも便利だと考えています。

4.他人に提示する

価値ある情報を自分の言葉でまとめたことで、自分自身が理解できたところで、それを他人に提示しましょう。

他人とは、お客さまだったり、取引先の相手だったり、患者さん・利用者さんだったり、職場の同僚だったりとそれぞれの仕事や役割によって違ってきますが、他人に提示することで

自分自身の理解がより深まる

ことが言えます。

もしここで他人が聞いて

「何を言っているのかさっぱり分からない」

(´・ω・｀)ﾊｧ？

と言われた場合は、自分自身が理解できていないことが多いと言えます。

もう一度集めた情報を自分の言葉でまとめる作業を見直してみてください。

ただ、ほとんどの場合は他人に提示した時に、相手は

「ふむふむ」

(-c_,-｀ )ﾌﾑﾌﾑ

と反応することが多いです。

ですが、ここで情報を扱う作業を終えてしまうか次に進むかで

あなたへの評価が全く異なる

ことに注意してください。

多くの人の場合、自分でまとめた情報を直接他人に提示したり、研修やプレゼンテーションで情報を他人に提示した時点で

「やっと終わった！」

ヾ(￣∇￣=ﾉ ﾊﾞﾝｻﾞｰｲ♪

という達成感のみで終わってしまうことがあります。

つまり、提示した情報がきちんと分かってもらえているかどうかの

確認をしていない

ことが多いのです。

先ほど、相手は

「ふむふむ」

(-c_,-｀ )ﾌﾑﾌﾑ

と反応すると言いましたが、だからと言ってきちんとあなたの伝えたいことを分かっているかと言えば、そうではないこともたくさんあります。

要するに

適当に相づちを打っているだけ

（・ω・｀）ｿﾝﾅﾓﾝﾖ…

だということです。

きちんと伝わっているかどうか、必ず

相手に意見を求める

といった工程を忘れないようにしましょう。

例えば私の場合、研修や講演を行った場合（自分が主催の場合は特に）、アンケートを必ずとるようにしています。

アンケートの内容も、文献などで調べて自分なりに使えるものとしてまとめたものを使用しています。

以下に私が社内研修で使用しているアンケート用紙を添付しますので、ご自由にお使いください。

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Word版社内研修アンケート

そしてアンケート内容を必ず確認して次に生かすようにしています。

5.信頼を得る

1〜4までの過程がうまく進めば、あなたへの信頼は高まります。

ただし、他人に提示したものが価値のない情報ではなんの意味もありませんので、その場合は1〜4の過程を何度も見直してください。

また、提示した情報に価値があるのかないのかを判断するのは相手であることは忘れないでください。

ゴリ押しで営業をして結果が得られたとしても、長い目で見ると

信頼を失う

ことになってしまい、ここまでの過程が無意味なものになってしまうので、必ず相手がいることを忘れないでくださいね。

6.任される仕事が増える

集めた情報を自分でまとめ、相手に提供してそれが価値のあるものと認められてくれば、当然のことながら

任される仕事が増える

ことに繋がります。

嬉しい反面、仕事が増えるので大変になるとは思いますが、仕事を任せてもらえるということは

自分のやりたいことができる

ことにも繋がってきますので、ぜひここまでの過程を無駄にしないように頑張りましょう。

7.仕事内容がどんどん変化していく

1〜6までの過程が良い方向で進めば、当然のことながら仕事内容がどんどん変化していきます。

同じスタートラインからスタートしたにも関わらず、頭ひとつ抜け出す人は1〜6の過程で他の人とは全く異なるペースで進む人であり、出世のスピードも早いのが特徴です。

出世をしなくても、同期や同僚の中での信頼も高まりますし、必然的に

頼りにされる存在になる

ようになります。

頼りにされれば、あなたの言葉に耳を傾ける人も増えてきます。

あなたの言葉に耳を傾ける人が増えれば、自分が何かをしたい時にそういう人々が力になってくれます。

仕事内容が変化をすると、中には

自分のやりたいこと以外を任されてる

(´д｀)ｳｪ〜

とマイナスに考える人もいますが、これも考え方次第だと思います。

せっかく、新しい取り組みができるならば、いずれ自分がやりたいことに必ず繋がると信じて前向きに考えて取り組んでみましょう。

8.再び1に戻るサイクルとなる

ここまでの取り組みが進めば、当然のことながら

仕事の変化に応じて必要な情報量も増える

ので、再び1に戻ってのサイクルになります。

仕事ができる人は、この1〜7までのサイクルが速いことも特徴として挙げられますが、実際には速さよりも

確実に1〜7のサイクルが循環する

ことが特徴でもあり、また仮に間違った情報を得たとしても、このサイクルの中での

適切な修正ができる

ことも大きな特徴と言えます。

誰でも情報を扱う上では失敗をすることも多いです。

しかし、仕事ができる人は失敗から学ぶスピードが速いだけではなく

失敗は失敗と認めて次の糧（かて）にする

ことを上手にしています。

失敗を引きずっていつまでもグズグズと言っている暇があれば、より正確な情報を得て、少しでも相手にとって価値のあるものを提供したいという努力をした方が、自分の成長にも繋がることを心に留めておいてください。

情報の重要性を認識していた織田信長

織田信長（西暦1534年〜1582年）

と言えば、戦国時代をあまり知らない人でもその名前はよく知られていると思います。

織田信長といえば、今川義元（西暦1519年〜1560年）を破った

桶狭間の戦い

がよく知られています。

この戦いでは、信長が今川義元の本陣に奇襲をした話しや、少ない兵力で大軍である今川義元を討ち取ったという話しなど、いずれも歴史家の議論が尽きない話題もありますが、一方で、信長が何よりも大切にしたのが

情報

であったことはあまり知られていないようです。

今川義元を実際に討ち取ったのは

毛利良勝（新助）（もうりよしかつ）

という名前の武将とされていますが、信長が毛利良勝に与えたのは

「よくやった」

(・`ω´・)ﾖｼﾖｼ

という評価とわずかな恩賞で、それ以上でもそれ以下でもありませんでした。

しかし、今川義元の居場所を正確に教えた

簗田政綱（やなだまさつな）

に対しては、桶狭間の戦いの後

600貫文（現在の貨幣価値で約4千8百万円）

と

沓掛城という城を丸ごと与えられる

∑d(ﾟ∀ﾟd)絶賛!

ほどの評価をしています^※1。

※1『太閤記』では3,000貫文（現在の貨幣価値で約2億8千万円）とも言われています。

今ほど情報が発達していない時代だからこそと言われるかもしれませんが

情報の扱いの重要性

は今も昔も変わらないのではないでしょうか。

まとめ

今回は、仕事ができる人の情報の扱い方についてお伝えしました。

情報そのものはいろいろなところから知り得ることができますが、仕事のできる人はその情報の必要性や意味についての判断が早く、必要な情報と不必要な情報の使い分けを上手にしています。

仕事や与えられた役割を最大限に発揮するためにも、情報を上手に扱えるようになれば、それだけ周りからの信頼も得られるようになります。

周りからの信頼が得られれば、必然的に仕事や役割も増えて、自分が何かをしたい時に周りの人たちが力になってくれます。

今回のブログの内容が皆さんの日頃の生活に少しでもお役に立てたらと思います。

皆さんの貴重なご意見・ご感想、大変参考になりますので、お気軽にコメントなどいただけると嬉しいです。

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